Проведение совещания

Речь на совещанииРечь на совещании или совете директоров – еще один распространенный вид публичных выступлений. Но, скажем честно, не так сложно выступить на совещании, как успешно провести его. В этой статье, которая будет особенно полезной для руководителей, мы рассмотрим основные принципы проведения успешного совещания.

Есть хорошие и плохие совещания. Плохие будто бы тянутся вечно, а в конце вы задаете себе вопрос: «А зачем я вообще сюда приходил?». Эффективные совещания оставляют после себя чувство достижения, успешного выполнения чего-то.

Так что же делает проведение совещания эффективным?

Успешные совещания сводятся к трем принципам:

1. Они достигают цели.

2. Они занимают минимальное количество времени.

3. Они оставляют участников удовлетворенными

Рассмотрим эти три принципа проведения совещания подробнее

1. Цель проведения совещания

Совещание должно проводиться с определенной целью.

  • Принятие решения
  • Рождение новых идей
  • Доклад о положении дел
  • Презентация рабочего проекта
  • Сообщение информации
  • Планирование и т.д.

Чтобы помочь вам определить, какова цель совещания, закончите это предложение: «К концу совещания  я хочу, чтобы участники…» Когда исход четко определен, вы можете спланировать содержание совещания и определить, кто должен присутствовать на нем.

Если ваша цель — сделать доклад о положении дел, вам не обойтись без 7 советов оратору-докладчику.

2. Используйте время мудро

Время – драгоценный ресурс, и никто не хочет тратить его впустую.  Планируйте совещание, как краткое выступление. Убедитесь, что вы включаете в него только те вопросы, которые действительно необходимо охватить. Для успешного проведения совещания необходимо составить повестку дня.

Чтобы подготовить повестку дня, рассмотрите следующие факторы:

  • Приоритеты – что абсолютно точно должно быть включено в обсуждение?
  • Результаты – чего нужно достичь на совещании?
  • Участники – кто должен посетить это совещание, чтобы оно имело успех?
  • Последовательность – в каком порядке вы будете обсуждать определенные темы?
  • Выбор времени – сколько времени уйдет на каждый вопрос?
  • Дата и время – когда состоится совещание?
  • Место – где будет проводиться совещание?

3. Удовлетворенность проведением совещания

Чтобы все участники остались довольными проведением совещания, вам нужно помнить о некоторых вещах:

  • Если определенные люди доминируют в обсуждении какого-то вопроса, спросите также мнения остальных
  • В конце каждого пункта повестки дня кратко резюмируйте то, что было сказано.
  • Отметьте пункты, которые требуют дальнейшего обсуждения.
  • Следите за невербальными сигналами присутствующих. Возможно, нужно сделать перерыв или остановить кого-то, кто слишком долго выступает с речью.
  • Убедитесь, что никто не отклоняется от темы проведения совещания

После окончания совещания опросите его участников, что прошло успешно, а что может быть улучшено. Оцените эффективность встречи, на основании того, достигли ли вы поставленной цели. Это поможет вам при проведении следующих совещаний.

Тренироваться говорить на публике проще — вы всегда можете пойти на курсы публичного выступления в Москве. Совещания же, кроме как на вашей работе, проводить особо негде. Но опыт решения конфликтных ситуаций, работы с возражениями и импровизации поможет вам чувствовать уверенно в любой ситуации.