Речь на совещании или совете директоров – еще один распространенный вид публичных выступлений. Но, скажем честно, не так сложно выступить на совещании, как успешно провести его. В этой статье, которая будет особенно полезной для руководителей, мы рассмотрим основные принципы проведения успешного совещания.
Есть хорошие и плохие совещания. Плохие будто бы тянутся вечно, а в конце вы задаете себе вопрос: «А зачем я вообще сюда приходил?». Эффективные совещания оставляют после себя чувство достижения, успешного выполнения чего-то.
Так что же делает проведение совещания эффективным?
Успешные совещания сводятся к трем принципам:
1. Они достигают цели.
2. Они занимают минимальное количество времени.
3. Они оставляют участников удовлетворенными
Рассмотрим эти три принципа проведения совещания подробнее
1. Цель проведения совещания
Совещание должно проводиться с определенной целью.
- Принятие решения
- Рождение новых идей
- Доклад о положении дел
- Презентация рабочего проекта
- Сообщение информации
- Планирование и т.д.
Чтобы помочь вам определить, какова цель совещания, закончите это предложение: «К концу совещания я хочу, чтобы участники…» Когда исход четко определен, вы можете спланировать содержание совещания и определить, кто должен присутствовать на нем.
Если ваша цель – сделать доклад о положении дел, вам не обойтись без 7 советов оратору-докладчику.
2. Используйте время мудро
Время – драгоценный ресурс, и никто не хочет тратить его впустую. Планируйте совещание, как краткое выступление. Убедитесь, что вы включаете в него только те вопросы, которые действительно необходимо охватить. Для успешного проведения совещания необходимо составить повестку дня.
Чтобы подготовить повестку дня, рассмотрите следующие факторы:
- Приоритеты – что абсолютно точно должно быть включено в обсуждение?
- Результаты – чего нужно достичь на совещании?
- Участники – кто должен посетить это совещание, чтобы оно имело успех?
- Последовательность – в каком порядке вы будете обсуждать определенные темы?
- Выбор времени – сколько времени уйдет на каждый вопрос?
- Дата и время – когда состоится совещание?
- Место – где будет проводиться совещание?
3. Удовлетворенность проведением совещания
Чтобы все участники остались довольными проведением совещания, вам нужно помнить о некоторых вещах:
- Если определенные люди доминируют в обсуждении какого-то вопроса, спросите также мнения остальных
- В конце каждого пункта повестки дня кратко резюмируйте то, что было сказано.
- Отметьте пункты, которые требуют дальнейшего обсуждения.
- Следите за невербальными сигналами присутствующих. Возможно, нужно сделать перерыв или остановить кого-то, кто слишком долго выступает с речью.
- Убедитесь, что никто не отклоняется от темы проведения совещания
После окончания совещания опросите его участников, что прошло успешно, а что может быть улучшено. Оцените эффективность встречи, на основании того, достигли ли вы поставленной цели. Это поможет вам при проведении следующих совещаний.
Тренироваться говорить на публике проще – вы всегда можете пойти на курсы публичного выступления в Москве. Совещания же, кроме как на вашей работе, проводить особо негде. Но опыт решения конфликтных ситуаций, работы с возражениями и импровизации поможет вам чувствовать уверенно в любой ситуации.