Навыки деловой переписки: письменное ораторское искусство

Деловой человек ораторПовышение навыков делового общения положительно отразится и на ваших профессиональных и деловых отношениях с другими людьми. Действительно, понятная, хорошо составленная речь или деловая корреспонденция способна в разы повысить шансы на заключение контракта или совершение продажи. Решать проблемы  и презентовать свои идеи коллегам или начальству тоже в чем-то легче письменно, ведь у вас есть время обдумать, как ответить на самые сложные типы вопросов. И если вы хотите вывести на новый уровень ваши навыки делового общения, возьмите на заметку следующие советы.

1. Пишите так, как говорите

Пожалуй, одним из главных навыков делового общения является умение писать деловые письма в таком стиле речи, который вы обычно используете в повседневном общении. В этом случае получатель сможет быстро и легко понять, что вы хотите ему сообщить.

2. Будьте позитивны 

Поставьте себя на место вашего предполагаемого читателя и представьте, что вы получили письмо с негативным содержанием. Очень вероятно, что такое письмо напрягло бы вас и вам было бы труднее понять его содержание. Хуже того, негативные письма могут вызвать недоразумение и даже недовольство получателя. Поэтому будьте позитивны, обращаясь к людям в письменной или устной форме. Всегда избегайте негатива в деловом общении с людьми.

3. Пишите доступно

Всегда держите в уме, что ваши читатели могут иметь иной, отличный от вашего уровень подготовки, образования и компетенции. Чтобы письменно составить интересную речь, пишите просто, доходчиво и по существу, в противном случае вы рискуете запутать читателя.

4. Будьте кратки

Если вы можете передать смысл вашего сообщения несколькими абзацами, зачем писать больше? Длинный, мало относящийся к теме письма текст не обязательно улучшит ваше сообщение, но напротив, скроет от читателя основной смысл письма. Каждое предложение в тексте должно быть по делу. Если вам трудно писать краткие и содержательные письма, пройдите специальные писательские курсы. Ваши навыки делового общения от этого только улучшатся.

5. Не пишите, если вы не в духе

Рассерженные люди часто “рубят сплеча”, не задумываясь о последствиях. Сообщения, написанные в таком состоянии, могут показаться читателям обвинительными и угрожающими.  В текст могут попасть негативные слова, которые вы можете не заметить и которые не понравятся вашим читателей. Поэтому лучше успокоиться и затем несколько раз прочесть письмо перед отправкой.

6. Предугадывайте вопросы

Письмо должно содержать всю необходимую информацию, которая поможет ответить на вопросы, возникшие у читателя при его прочтении. Это не только позволит увеличить отклик, но и сэкономит время на дополнительную переписку.

7. Избегайте жаргона

Жаргонные слова и фразы, относящиеся к вашей сфере деятельности, для вас кажутся привычными и понятными, однако, обращаясь к людям, далеким от вашей области деятельности, используйте простые и общеупотребительные термины, которые может понять каждый. Деловое общение, как и любое другое, не может быть эффективным, если собеседники говорят на разных языках.

8. Проверьте ошибки

Бывает полезным написать письмо и затем прочесть его на следующий день. Это поможет найти грамматические и лексические ошибки в тексте до отправки письма.

При написании письма пытайтесь изложить ваши слова в легко читаемом стиле. Делите текст на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль. Пишите текст одним размером и типом шрифта.

9. Персонализируйте сообщение

По возможности персонализируйте ваше сообщение. Если вы рассылаете деловое письмо группе людей, имена которых вы знаете, включите их в текст и тему вашего письма. По статистике, отклик на такие письма всегда больше, чем на письма без имени в заголовке и тексте письма.

10. Напишите выводы

Цель письма и его основная мысль нужно подытожить в финальной части — двух-трех абзацах. Это и будут выводы.