Вы уже спланировали речь и готовы выйти на сцену, как вдруг вам сообщают, что время, отведенное вам на выступление, сокращено вдвое.
Что же делать? Как сократить выступление, чтобы оно не потеряло в ценности?
Оратору на Geek Picnic не хватило времени, чтобы закончить речь. Geek Picnic – крупное мероприятие с множеством событий, поэтому люди просто встали и начали уходить. Чтобы этого не случилось с вами, понадобятся следующие советы.
Чего оратору не нужно делать
Возможно, вы захотите:
– Уйти;
– Произнести речь поспешно, чтобы вместить все запланированное в сокращенное время;
– Выступать столько времени, сколько отводилось изначально.
Во-первых, не уходите. Профессиональные ораторы не уходят даже в самых крайних случаях (например, когда в аудитории сидит коварный Снайпер). Иначе вас просто больше никуда не пригласят. Пострадает и ваша репутация, и репутация вашей компании.
Во-вторых, не пытайтесь уместить речь в сокращенное время. Аудитория не сможет ее воспринять, и выступление получится скомканным. Вы не достигнете его цели.
В-третьих, не будьте эгоистом. Люди в аудитории хотят есть, пить, у них есть дела и личная жизнь. Не вынуждайте их сидеть и слушать вас в два раза дольше, чем они планировали.
Что нужно делать оратору?
- Вырезайте большие куски.
Потеряв значительный запас времени, вы не сможете сократить речь ненамного. Придется вырезать большие куски. Не жалейте. Не время думать, насколько лучше звучала бы речь, длись она больше времени. Нужно думать, как уместить максимальную ценность в кратчайший срок.
- Распланируйте
Сложно определить, сколько и чего вырезать, если у вас не будет плана. К примеру, вы делаете презентацию, которая должна продлиться пять часов. Структура презентации может быть такой:
10 минут – введение и обзор мероприятия;
20 минут – обзорная часть;
40 минут – 10 принципов улучшения работы компании;
10 минут – перерыв;
30 минут – обсуждение ситуации с партнерами;
20 минут – разбор обсуждения и выводов;
30 минут – разбор других ситуаций;
10 минут – перерыв;
40 минут – работа в группах и т.д.
Тогда вы можете убрать обсуждение ситуации с партнерами, а можете отказаться от разбора других ситуаций. Выбор за вами.
- Спросите у аудитории.
Когда вы увидите, что запланированные виды деятельности не умещаются в отведенные сроки выступления, вы можете спросить у аудитории, чего бы им хотелось больше. Скажите, к примеру: «Я планировал осветить две темы, но у нас остается время только на одну. О чем бы вы хотели услышать?». Слушателям не понравится, что выступление сократили, но они будут довольны, что с ними посоветовались. Возможно, они сами попросят дать вам время, чтобы рассказать и о том, о чем вы не успели.
- Запланируйте две концовки.
Мы уже оговорили, что не нужно бесцеремонно занимать чужое время и выступать дольше, чем вас попросили. Но бывают ситуации, когда можно превысить лимит времени, если часть аудитории готова слушать дальше. Конечно, нужно сначала спросить у них.
Урежьте части, которые не дают вам завершить вовремя. Потом, произнеся сокращенный вариант, скажите: «Я понимаю, что большинству из вас нужно уйти в пять часов, чтобы попасть на самолет, поэтому спланировал выступление так, чтобы вы успели. Но я буду рад обсудить еще несколько тем с теми из вас, кто захочет остаться».
Этот метод не идеален, но он показывает вашу гибкость и готовность пойти навстречу. Если кто-то решит остаться, он непременно это оценит.
- Подайте урезанные части содержания в другой форме.
Если нет возможности включить что-то в речь, можно сделать следующее:
– Разослать раздаточные материалы с дополнительной информацией по электронной почте или распечатать на бумаге;
– Снять видео с вырезанными моментами и разослать желающим;
– Если у вас есть книга или пособие вашего авторства на тему вашего выступления, можно в качестве компенсации предложить экземпляры слушателям;
– Можно даже досказать то, что не уместилось, в другое время. На одной длительной конференции оратор, который оказался в такой ситуации, досказывал свою урезанную речь за завтраком.
- Позаботьтесь о возможности задать вам вопросы после выступления.
Этот совет актуален всегда, но особенно – если вы не успели донести 100% из того, что было обещано слушателям. Вы можете отвести больше времени на блок вопросов и ответов либо оставить свои контакты тем, кто захочет задать вам вопросы по электронной почте или по телефону.
- Будьте решительны.
Меняйте планы как можно скорее. Изменения в расписании напрягают людей, раздражают их. С этим можно справиться, как можно скорее предоставив новый план. Тогда аудитория сможет скорее сосредоточиться на теме выступления. Что бы вы ни делали, решайте быстрее. Часы тикают.
