Такие обсуждения могут потребоваться в разных ситуациях:
- заседания комитетов;
- разбор речи на курсах ораторского мастерства;
- корпоративные совещания;
- промышленные или научные конференции;
- «мозговой штурм»;
- круглый стол;
- обсуждения в классе;
- собрания книголюбов и т.д.
Научная конференция
Варьируется размер групп, длительность обсуждений, помещения и обстоятельства. Что делать, если вам предстоит проводить групповое обсуждение? Как сделать его успешным?
Это умение – один из необходимых для оратора навыков. Занятия курсов ораторского мастерства тоже проходят в группах.
Итак, чтобы обсуждение, возглавляемое вами, было успешным, сделайте следующее:
Ставьте четкие цели обсуждения
Подготовьте список целей обсуждения. Заполните пробел: «Обсуждение будет успешным, если…»
Количество целей зависит от обстоятельств. Например, у собрания книголюбов их может быть всего две: поговорить о книге и развлечься.
Собрание книголюбов в библиотеке.
Для корпоративного обсуждения нужно будет придерживаться нужд бизнеса.
Цели повлияют на все остальное, так что уделите им время и тщательно продумайте.
Спланируйте реалистичное расписание
Размер имеет значение, и немалое. К примеру, для заседаний дольше одного-двух часов нужно:
– Разбить их на временные отрезки и уделить каждый отрезок какой-то одной теме. Отрезки могут длиться по 30, 60 или 90 минут.
– Не забыть о перерывах на завтрак и обед. Это займет довольно много времени. В восьмичасовом заседании около двух часов уйдет на прием пищи.
Убедитесь, что времени хватит, чтобы не пришлось урезать выступления. Если нет, то либо сузьте круг целей, либо увеличьте время. Посещая, к примеру, курсы ораторского мастерства, невозможно добиться серьезных успехов за час.
Приглашайте правильных ораторов
Кто такие «правильные» ораторы? Четкого ответа нет, это зависит от обстоятельств. Нужно, чтобы в обсуждении были представлены сторонники разных точек зрения. Например, в корпоративном обсуждении новой программы преимуществ для новых сотрудников должны участвовать представители и производства, и продаж, и маркетинга, и бухгалтерии, и отдела кадров.
Ток-шоу «Право голоса» – телепередача, на которую приглашают политиков, экспертов и простых людей, придерживающихся самых разных взглядов, чтобы обсудить вопрос со всех сторон.
Если есть возможность, приглашайте:
– людей с большим опытом;
– владеющих ораторским мастерством;
– готовых к сотрудничеству.
Дайте им 7 советов оратору-докладчику, чтобы сделать их доклады еще лучше.
Установите правила для ораторов
Определите:
– Как должны выступать участники;
– Будут ли их вызывать к микрофону;
– Есть ли какие-то формальности;
– Будет ли засекаться время;
– Будет ли использоваться парламентская процедура;
– Будет ли смешиваться презентация и обсуждение.
Определите уровень формальности, подходящий для аудитории и ситуации. Формальная процедура потребуется, если обсуждаются серьезные юридические или финансовые вопросы.
Заседание Совета безопасности РФ – не что иное, как очень формальное групповое обсуждение, которое проводит президент.
Однако во многих обсуждениях нужно просто иногда напоминать людям, чтобы они соблюдали правила вежливости. Не сковывайте участников формальностями там, где это не требуется. Так, занятия курсов ораторского мастерства часто проходят в неформальной обстановке.
Будьте самым подготовленным оратором
Как лидер вы должны подготовиться лучше всех. Нужно продумать основные темы, вопросы, наглядные пособия и примеры, общую стратегию. Решите, когда вам нужно будет самому выйти на сцену, а когда представить что-то, подготовленное заранее, чтобы стимулировать активность участников. Иногда нужно будет задать вопросы конкретным участникам, а иногда применить более общий подход. Продумайте, как увлечь аудиторию.
Так как это групповое обсуждение, невозможно контролировать все на том же уровне, что в одиночном выступлении. Однако на курсах ораторского мастерства вам все равно посоветуют тщательно готовиться. Так вы завоюете уважение и доверие группы.
Пообщайтесь с участниками перед началом
Расскажите им о целях, расписании и правилах как можно раньше. Определите темы выступлений. Это поможет им настроиться. Перед длинными сессиями лучше выслать каждому расписание за неделю до начала. На неформальных встречах (например, собраниях книголюбов) можно оглашать расписание в начале.
Подготовьте место для выступлений
Что нужно вашей группе для продуктивного обсуждения?
– В каком помещении проходит собрание? Вместятся ли все участники и будет ли им удобно?
– Нужна ли дополнительная мебель?
– Нужны ли флипчарты, бумага, канцтовары?
– Нужны ли проекторы, ноутбуки, удлинители, связь с Интернетом?
– Подается ли еда и напитки? Уточните количество людей и время для приема пищи.
Кабинет, подготовленный для собрания и обсуждения.
Правильно расставьте мебель
Для маленьких групп подойдет размещение вокруг стола (или составленных вместе столов). Так люди смогут видеть друг друга.
Для больших групп необходимо установить микрофоны в зале.
Госдума: рабочее место каждого участника оборудовано микрофоном.
Каким бы ни был размер аудитории, не забудьте о следующем:
– Всем должно быть хорошо видно выступающего, друг друга, флипчарты и т.д.
– Участники не должны сидеть в тесноте. Нужно, чтобы было куда поставить ноутбук или где писать.
– Удобство важно. Позаботьтесь о нем.
Не бойтесь переставлять мебель или даже убирать из зала лишнюю. Это приходится делать почти на любом собрании.
Вам также помогут 20 ораторских способов оживить семинары и мастер-классы: некоторые приемы можно использовать и в групповых обсуждениях.